Прочитайте письмо один раз и тут же действуйте

Читая письмо в первый раз, делайте заметки по ключевым пунктам, необходимым для ответа. Так вы избавитесь от необходимости перечитывать все письмо еще раз при написании ответа. Даже если таким образом будет сэкономлено всего две-три минуты, в сумме они дадут ощутимый выигрыш во времени, если вам ежедневно приходится отвечать на тридцать писем. Эти девяносто минут можно будет потратить на нечто более полезное.

Хороший депозит можно открыть в Рост Банке. Сейчас это самая выгодная инвестиция. Подробности читайте на сайте weekend-money.ru.

Тот же подход применяйте и к письмам, требующим дополнительной информации. При первом прочтении записывайте, какие сведения нужны, из какого источника их можно получить, кому следует поручить их сбор и т. д.

Не отвечайте на служебную записку служебной запиской

Получив от менеджера другого отдела записку с просьбой предоставить изделия (с указанием их наименований и инвентарных номеров), обычно мы отвечаем следующее: «По вашему запросу высылаем инвентарь...», а затем прилагаем список изделий с указанием их названия, инвентарного номера и имеющегося на складе количества.

Намного эффективнее будет просто написать количество изделий рядом с их наименованиями и номерами, указанными в оригинальной записке. Это позволит сэкономить немало времени. Если необходимо, сделайте копию оригинальной записки. Этот же принцип иногда можно применять и для ответов на письма, поступающие от сторонних организаций. Если ответ укладывается в одно предложение, напишите его внизу оригинального сообщения и отошлите письмо обратно отправителю.

Однако, если в вашей компании принято отвечать на письма более формально, следует не экономить время и написать новое сообщение, поскольку порой имидж бывает важнее, чем сэкономленное время.