Планируйте сообщение еще до того, как начнете писать
Прежде чем писать, подумайте. Дебора К. прекрасно пишет письма и гордится своим талантом. До того как написать или продиктовать письмо, она делает черновик.
Все находяться по адресу fotoshkola.net. Там же вы найдёте цены и подробности!
Просмотрев такие наброски, можно прийти к выводу, что Дебора не просто перечисляет пункты, которые должны быть отмечены в письме, а расставляет их в порядке важности, поэтому письмо начинается с самого интересного для корреспондента.
Дебора не подводит читателя к важному моменту; она начинает с него, а затем добавляет информацию, необходимую для вывода.
Вместо общего начала «Мы получили ваше письмо с запросом относительно информации о нашей модели 1754...» Дебора пишет: «Да, наша модель 1754 решит ваши проблемы», а затем приводит факты.
Вместо стандартного «Благодарим за вопрос» она заканчивает письмо так: «Ждем от вас заказа». Прямой и динамичный ответ побуждает к позитивным действиям.
Метод ДДП
Несложный метод поможет вам тщательно спланировать письмо или служебную записку. Его можно обозначить буквами ДДП:
Д — думайте над ситуацией: почему я это пишу?
Д — действие: чего я хочу достичь?
П — польза: насколько полезно это будет для читателя?
Задайте себе эти вопросы, запишите краткие ответы. ДДП помогает сконцентрироваться и организовать информацию, которую мы хотим изложить в письме.
