Каковы основные темы для обсуждения?
Как сделать письмо кратким, но при этом полным и ясным? Нередко в написанное проникает масса постороннего материала. Вернувшись из командировки в Латинскую Америку, Энрике представил отчет на десяти страницах.
Он был полным, но в нем содержалось много информации, не имеющей отношения к заданию. Энрике сообщал обо всем, что видел и слышал в Латинской Америке.
Прежде чем приступить к написанию письма или отчета, задайте себе следующие вопросы:
Каковы основные темы для обсуждения?
Как я могу представить эти темы в наиболее краткой форме и при этом сделать информацию максимально ясной?
Написав первый черновик, перечитайте каждое предложение и спросите себя:
Действительно ли это предложение необходимо?
Избегайте аббревиатур и жаргона
Гарри ломал голову над письмом. Автор постоянно ссылался на выгоды от непосредственного контакта с ПОО, а Гарри понятия не имел, что это такое. Автор ошибочно предположил, будто Гарри поймет, что речь идет о производителе оригинального оборудования, поэтому не смог донести свою мысль до адресата. Аббревиатуры и жаргон могут быть уместны при общении только в тех сферах, где они постоянно используются. Но нельзя предполагать, что эти термины понимают все.
Однако уместное использование жаргона и аббревиатур той сферы, в которой работает получатель письма, может расположить его к автору.
Используйте короткие, яркие предложения
Читатель намного лучше поймет написанное вами, если вы будете избегать многословных предложений. Стоит ли писать: «В свете исследований в этой области наше мнение заключается в том, что предлагаемая программа будет способствовать повышению письменного мастерства служащих, прошедших наш тренинг»? Не проще ли сказать: «Эта программа научит ваших сотрудников лучше выражать свои мысли на письме»?
Избегайте структурирования всех предложений в одной и той же манере. Из-за этого письмо становится с кучным. Коротко и ясно — да; просто и скучно — нет. Пишите о главном сжато, как в газетном заголовке, и дополняйте его деталями, где это необходимо, используя разнообразную словесную структуру.