Правильный подход к организации и проведению семинаров
Семинары всегда организовываются для того, чтобы их участники приобретали новые знания и опыт. Для проведения этого мероприятия нужно затратить немало сил и времени на его подготовку и планирование. Существует несколько моментов, без выполнения которых удачная организация семинара не получится.
Во-первых, необходимо выбрать тему мероприятия. Нужно чётко осознавать, чему посвящён данный . Тема, в свою очередь, определяет целевую аудиторию мероприятия – его участников, на которых это мероприятие будет ориентировано.
Во-вторых, нужно выбрать место, где непосредственно планируется проведение семинара. Наиболее главным критерием, которым руководствуются при его выборе, является запланированное число участников мероприятия.
Важно также оценить и представительность встречи, тем более, если в мероприятии будут участвовать VIP гости – в таком случае место должно быть с соответствующим авторитетом. Не нужно спешить с принятием решения, лучше рассмотреть несколько вариантов и выбрать наиболее подходящий.
В-третьих, нужно подумать о рекламе. Количество выступающих на семинаре участников прямым образом зависит от успешности проводимой маркетинговой кампании. Если организатор мероприятия будет располагать большим бюджетом, ему будет под силу создание сильного маркетинга с помощью рекламы в периодических изданиях, на телевидении и радио.
В том случае, если бюджет достаточно ограничен, организатор может воспользоваться рассылкой информации о семинаре потенциальным участникам с помощью электронной почты, факса и т. п.
В-четвёртых, необходимо найти спонсоров. При организации семинара они могут помочь во многих вещах, и это не только материальная помощь. Спонсоры помогают с рекламой мероприятия, предают его гласности своим клиентам, а также, благодаря спонсорам, существенно повышается доверие к планируемому семинару.
В-пятых, важна доскональная подготовка. Один человек, конечно же, не сможет организовать всё идеально, поэтому нужно подключить к организации знающих опытных людей, которые помогут в этом. Каждый из членов этой команды должен быть хорошо ознакомлен со своей работой и иметь чёткое представление о том, какие обязанности на него возложены в организации данного мероприятия.
В конечном итоге всё должно быть отлажено так, чтобы семинар прошёл гладко и без ошибок. Важна проверка всех мелочей: исправность аппаратуры (микрофоны, аудиосистемы и т. п.), подготовка всего необходимого для регистрации участников (анкеты и пр.), оформление помещения (нужно подобать подходящее освещение, чтоб свет был достаточно ярким, можно также расположить стенды с информацией на стенах), обеспечение комфорта участников.
В-шестых, сам процесс проведения семинара тоже нуждается в контроле, осуществляемым сайтом . Важно позаботиться о том, чтобы этот процесс был интересен, а не скучен.
Для этого непременно нужно заранее принять решение относительно оптимального времени, выделяемого на выступление каждому участнику. Следующий момент: все присутствующие должны иметь право высказаться относительно услышанных докладов, и эти высказывания тоже нужно контролировать, чтобы они не затягивались и не нарушали план семинара.
Необходимо также подумать об организации перерывов, чтобы участники не уставали, и о том, чем заполнить эти перерывы (возможно, это будет небольшое концертное выступление или чаепитие).
И последнее, для получения информации об успешности проведения семинара можно раздать всем его участникам формы, в которых они напишут свой отклик относительно организации мероприятия, раскрытия его темы и степени удовлетворённости полученным опытом.
