Избегайте сложных конструкций и экстравагантной фразеологии. Старайтесь излагать мысли максимально кратко, но при этом ваш стиль должен быть ярким. Можно, к примеру, написать письмо или записку в форме бюллетеня:
Выделите главное жирным шрифтом.
Разделите текст на несколько отдельных частей — по одной на каждый пункт темы.
Используйте звездочки (*) для маркировки ключевых моментов.
Если это уместно, пользуйтесь диаграммами, графиками и другими визуальными средствами.
Говорите с читателем
Письмо станет яснее и будет лучше принято читателем, если вы будете писать так же, как говорите. Предстаньте себе, что читатель сидит в вашем офисе либо вы разговариваете с ним по телефону. Меньше формализма! Расслабьтесь. Пользуйтесь своим обычным словарным запасом.
Вы ведь обычно не говорите: «Хотим проинформировать вас, что вследствие пожара на нашем предприятии неизбежна десятидневная задержка в поставке заказанного оборудования». Вы говорите примерно так: «Из-за пожара на нашем предприятии поставка заказанного оборудования будет задержана на десять дней». Почему бы так не написать?