Когда человек читает письма и служебные записки, они звучат у него в ушах. Разум обрабатывает их так же, как и услышанные слова. Визуальные средства сделают ваше послание намного более эффективным. График или диаграмма всегда лучше, чем колонка цифр. Хорошо, если можно использовать рисунки, фотографии и другие визуальные средства.
Существует ряд компьютерных программ, позволяющих превратить цифровые данные в график или диаграмму. Особенно хорошо, если диаграмма представлена в цвете.
Там, где не может быть использована графика, рисуйте словесные картины. Сравните два текста:
«Текучесть рабочей силы в отделе доставки увеличила нагрузки на персонал, что приводит к несчастным случаям, повышенной усталости сотрудников и дальнейшим увольнениям. В результате заказы не доставляются вовремя, клиенты жалуются».
«В то утро я вошел в отдел доставки. Вместо положенных по штату десяти человек там работало только шестеро. Пытаясь разослать все заказы, они трудились десять часов, и я видел усталость у них на лицах. Один из сотрудников хромал в результате несчастного случая. Пока я был там, позвонили трое клиентов с жалобами на то, что заказы не доставляются вовремя».
Первый текст отражает факты, а второй позволяет читателю увидеть ситуацию. Использование визуальных средств и словесных картин там, где это уместно, сделает коммуникацию — как письменную, так и устную — более ясной и выразительной.
Ваша задача – заставить слушателей увидеть, услышать и почувствовать то же, что и вы. Лучший способ этого добиться – ясно и живо изложить важные детали.